Acht Schritte zum Erfolg
(Exkurs aus: Wirtschaftsdienst Ingenieure & Architekten, Ausgabe 1-2009)
in: BAUKULTUR 2_2009 (S. 14)
Das IWW Institut für Wirtschaftspublizistik gibt monatlich den "Wirtschaftsdienst Ingenieure & Architekten" heraus. Anhand aktueller Beispiele aus den Themenbereichen Honorargestaltung, Planungsleistungen, Musterverträge, Büro-Management, Steuergestaltung, und Auftragsbeschaffung erhält der Leser konkrete Handlungsanleitungen zur Problemlösung. An dieser Stelle veröffentlichen wir regelmäßig den Exkurs eines aktuellen Beitrags. DAI Mitglieder profitieren von einem 20-prozentigen Rabatt auf die reguläre Abonnementgebühr.
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1. Aufklärung und Hinweis von Anfang an
Es entspricht zwar der überwiegenden Ansicht der Rechtsprechung, dass der Planer grundsätzlich nicht verpflichtet ist, den Auftraggeber über die Höhe des voraussichtlichen Honorars aufzuklären. Eine entsprechende Obliegenheit beschränkt sich auf Ausnahmefälle, wenn der Auftraggeber erkennbar völlig falsche Vorstellungen über anfallende Kosten hat.
Unser Tipp: Wir empfehlen trotzdem, Auftraggeber so früh wie möglich über die Höhe der Planungskosten zu informieren. Sie vermeiden dadurch das Risiko unnötiger Streitigkeiten, die regelmäßig zu partiellen Forderungsausfällen führen. Auf alle Fälle sollten Sie Ihre Auftraggeber ab einem bestimmten Zeitpunkt der Leistungserbringung darauf hinweisen, dass Ihre Leistungen grundsätzlich honorierungspflichtig sind.
2. Dokumentation der ersten Planungsleistungen
Als Planer tragen Sie die Darlegungs- und Beweislast für den Abschluss eines Vertrags und für die honorarauslösende Tätigkeit. Nach dem Abschluss Ihrer Akquisitionstätigkeit gilt es für Sie deshalb, die ersten honorarrelevanten Planungsleistungen sorgfältig zu dokumentieren. Sie laufen sonst Gefahr, dass Ihre Leistungen noch der Akquisition zugerechnet werden. Zur Honorarsicherung sollten Planer daher die Erbringung von Vorschlägen, Skizzen, Vorplanungen und Kostenschätzungen schriftlich regeln.
Unser Tipp: Einen Vertragsschluss können Sie im übrigen mit einer schriftlichen Vollmacht dokumentieren. Denn diese gilt als Vertragsangebot des Auftraggebers rauf Abschluss des Architektenvertrags.
3. Präzise Architektenverträge
In der Praxis stellt der Umfang der geschuldeten Planungsleistung mangels exakter Verträge immer noch einen Schwerpunkt der Streitigkeiten dar. Deshalb ist es ratsam, klare und eindeutige Architektenverträge abzuschließen. In den Verträgen sind insbesondere das geschuldete Leistungssoll und die Honorarhöhe zu regeln.
Unser Tipp: Die pauschale Bezugnahme auf die Leistungsphasen des § 15 HOAI ist nicht mehr zeitgemäß, um das Leistungssoll hinreichend zu konkretisieren. Sie sollten daher den exakten Leistungsinhalt mit dem Auftraggeber im Dialog klären, auch um keine überzogene Erwartungshaltung aufkommen zu lassen.
4. Dokumentation während der Planungsphase
Um die Honorardurchsetzung in Streitfällen zu vereinfachen, ist es unumgänglich, Ihre eigene Leistung rechtzeitig und umfassend zu dokumentieren. Auch der Planungsprozess bringt ständig neue Erkenntnisse und Wünsche mit sich, die im ursprünglichen Architektenvertrag meist nicht enthalten sind und Planungsänderungen notwendig machen. Deshalb sind die wesentlichen Teilerfolge der einzelnen Leistungsabschnitte auch für Dritte nachvollziehbar darzustellen. Können Sie das nicht, müssen Sie mit erheblichen Honorarausfällen rechnen.
5. Rechtzeitige und regelmäßige Abschlagsrechnungen
Zügige Abschlagsrechnungen minimieren das Ausfallrisiko und dienen somit der Honorarsicherung. Sie sollten sich deshalb nicht scheuen, Abschlagsrechnungen regelmäßig und - falls nötig - in dichten Abständen zu stellen.
Unser Tipp: Die maßgebenden Zeitpunkte bzw. Leistungsziele für eine Abschlagsrechnung können bereits in einem Zahlungsplan geregelt werden, der dem Architektenvertrag beigefügt wird. In der Abschlagsrechnung ist der jeweilige Leistungsstand für den Auftraggeber prüfbar darzustellen. Wenn Sie Ihre Forderung schlüssig darstellen, erhöht das die Zahlungsbereitschaft erheblich. Tragen Sie auch dafür Sorge, dass im Zuge der Schlussrechnung nur noch ein Honoraranspruch von max. 5-10 % des Gesamthonorars offen steht. Denn die Zahlungsbereitschaft lässt am Projektende erfahrungsgemäß stark nach.
6. Ordnungsgemäße Schlussrechnung
Nach § 8 Absatz 1 HOAI wird der Honoraranspruch nur fällig, wenn eine prüfbare Schlussrechnung erteilt wird. Lassen Sie nicht zu, dass der Auftraggeber Ihre Schlussrechnung aufgrund formeller Fehler zurückweist und dadurch die Zahlung verzögert. Häufig deuten entsprechende Einwände nicht nur auf eine Zahlungsunwilligkeit, sondern auch auf eine gewisse Zahlungsunfähigkeit hin. In der Zeit, bis Sie eine nachgebesserte Schlussrechnung vorlegen, kann über das Vermögen Ihres Auftraggebers schon ein Insolvenzverfahren eröffnet worden sein. Prüfbar ist eine Rechnung, wenn sie eine rasche und sichere Beurteilung der abgerechneten Leistung ermöglicht. Rechnerisch und inhaltlich richtig muss sie nicht sein.
7. Erinnerungen und Mahnwesen
Setzen Sie für alle Rechnungen nachvollziehbare und realistische Zahlungsziele. Scheuen Sie sich bei ausstehenden Zahlungen nicht, nach Ablauf der gesetzten Frist bzw. nach angemessener Zeit nachzufassen. Erinnerungen und Mahnungen führen dazu, den Vorgang zu beschleunigen und in Erinnerung zu rufen.
8. Letzte Konsequenz: Kündigung aus wichtigem Grund
Führen Mahnungen und Zahlungserinnerungen nicht zum Erfolg, können Sie den Architektenvertrag kündigen. Die Rechtsprechung hat die unberechtigte Zahlungsverweigerung des Auftraggebers als wichtigen Kündigungsgrund anerkannt. Unter dem Gesichtspunkt der Kooperationsverpflichtung ist es aber ratsam, den Auftraggeber im Vorfeld abzumahnen und ihn auf die folgende Kündigung hinzuweisen, falls er weiter die Zahlung verweigert.
Unser Tipp: Gleiches gilt für den Fall, dass Ihr Auftraggeber eine zusätzliche Leistung fordert, aber - trotz Aufforderung durch Sie - den hieraus entstehenden zusätzlichen Vergütungsanspruch nicht bestätigt. Ein Honorarausfall ist in diesen Fällen vorprogrammiert, sodass Sie nach erfolgter Abmahnung kündigen können.
Im Gegensatz dazu berechtigt Sie eine Zahlungsverweigerung des Auftraggebers nicht dazu, die Leistung zu verweigern. Sie müssen den Vertrag erst kündigen, dann dürfen Sie die Leistung einstellen.