Mit der fortschreitenden Nutzung von elektronischen Kommunikationsmitteln in Vergabeverfahren (e-Vergabe) steigt auch die Anzahl der Fälle, in denen ein Angebot oder ein Teilnahmeantrag aufgrund einer fehlerhaften Bedingung nicht form- oder fristgerecht beim Auftraggeber eingeht und deshalb zwingend auszuschließen ist.
Hierzu wurden in der jüngsten Vergangenheit seitens der Vergabeinstanzen mehrere Entscheidungen erlassen, deren Leitsätze im elektronischen Vergabeverfahren stets zu berücksichtigen sind. Zum einen ist es stets eine Sache des Bieters, dafür zu sorgen, dass seine Hard- und Software korrekt installiert sind und aktuell gehalten werden. Darüber hinaus hat der Bieter sicherzustellen, dass seine allgemeine Netzwerkumgebung und Internetverbindung leistungsfähig sind, um die erforderlichen Datenmengen zu transportieren und im erforderlichen Maß mit der Vergabeplattform zu kommunizieren. Der Verantwortungsbereich des Bieters beginnt und endet am Übergabepunkt, also dort, wo die Daten seinen technischen Einflussbereich betreten oder verlassen (vgl. VK Sachsen, Beschluss vom 27.02.2020 – 1/SVK/041-19).
Bei der Übermittelung der Angebote oder Teilnahmeanträge hat der Bieter darauf zu achten, dass diese ausschließlich über die dafür vorgesehenen und entsprechend gekennzeichneten Bereiche auf der Vergabeplattform hochgeladen werden. Der lediglich zur Kommunikation eingerichtete Bereich der Vergabeplattform ist dafür ungeeignet. Ein über diesen Bereich übermitteltes Angebot oder Teilnahmeantrag kann wegen Verstoßes gegen die Formvorschriften von der Wertung ausgeschlossen werden (vgl. VK Lüneburg, Beschluss vom 11.12.2018 – VgK – 50/2018). Denn Angebote und Teilnahmeanträge müssen bei der Übermittlung so verschlüsselt werden, dass ein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten nicht möglich ist. Dies kann bei der Übermittlung über den Kommunikationsbereich nicht gewährleistet werden, denn dieser ist ausschließlich für solche Kommunikationsvorgänge wie Bieterfragen, Antworten, Informationsschreiben und ähnliches vorgesehen. Nur unter den entsprechenden Rubriken können die Daten signiert und verschlüsselt eingereicht und aufbewahrt werden, sodass erst nach Ablauf der Frist ein Zugriff im 4-Augen-Prinzip möglich wird.
Funktioniert in einem elektronischen Vergabeverfahren das Hochladen nicht auf Anhieb und führt es zu einer - sei es nur sehr geringfügigen - Verzögerung mit der Folge des Versäumnisses des Angebots- und der Teilnahmefrist, fällt dies ebenfalls in die Sphäre des Bieters (vgl. VK Bund, Beschluss vom 29.05.2020 – VK 2-19/20).
Den Bietern kann daher empfohlen werden, sich ausreichend Zeit für die Auseinandersetzung mit der Vergabesoftware zu nehmen. Denn Fehler bei der Bedingung gehen zu deren Lasten.